Persönliche Meetings als Garant für Glück und Wohlbefinden
Die gute Nachricht: Jedes Meeting hat neben seinem informativen Charakter auch eine gesundheitsfördernde Wirkung. Die neueste Harvard-Langzeit-Studie beweist: Gesundheit, Glück und Zufriedenheit entsteht aus sozialer Interaktion. Persönliche Beziehungen und physische Treffen tragen zu unserer (psychischen) Gesundheit bei. Hierbei kommt es nicht auf die Dauer eines Treffens an. Es wirkt schon, selbst wenn man sich nur begrüßt, und kurz nebeneinander steht.
Erfolgsfaktor Vorbereitung
- Agenda vorab versenden, so ist jeder informiert zu den Themen, Zeiten und ggf. Erwartungen
- Kommunikation: ggf. vorab kommunizieren, dass man voraus setzt, dass die Teilnehmer vorbereitet kommen, also die Agenda kennen
- klare Zielsetzung: Möglicherweise nur einen einzigen Entscheidungspunkt festlegen?
- den Teilnehmerkreis mit Bedacht wählen: Gesamtes Team? Entscheider? Externe Personen?
Teilnehmerkreis mit Bedacht wählen
- Zur Team-Runde gehört jeder Mitarbeiter des gesamten Teams. Es geht um Information oder Austausch.
- Bei der Morgenrunde sollte an sich jeder anwesend sein, der etwas zu den Patienten sagen kann (Ärztliche Vertreter und Pflegepersonal)
- Zu einem Projekt-Meeting gehören am besten die Personen, die entscheiden können. Auch die Vertretung des Entscheiders ist willkommen. Möglicherweise können auch Mitglieder des interdisziplinären Teams oder angrenzender Abteilung wichtige Informationen liefern.
- Bei einem ärztlichen Team kann es bei bestimmten Themen sinnvoll sein, die Assistentin / Sekretärin mit einzuladen, damit auch sie direkt informiert ist. Zudem wissen alle Beteiligten, dass sie dieses Thema kennt. Hier ist es empfehlenswert, den Gast zu Beginn einzuladen. Nach dem besprochenen Thema kann dieser wieder gehen, und muss nicht alle für ihn unnötigen Themen anhören.
- Empfehlung: Besser mehrere kürzere Meetings mit einem ausgewählten Teilnehmerkreis abhalten, als ein "Mammut-Meeting"
- bei einer Information, die alle Mitarbeiter betrifft, sollten natürlich auch alle Mitarbeiter eingeladen werden - möglicherweise mit zwei Terminen, und/oder der Möglichkeit, sich online dazu zu schalten
Präsenz Meetings
Vorteile
- fördern die Zusammenarbeit
- ermöglichen einen leichteren informellen Austausch.
- zwischenmenschliche Interaktion vor, während und nach dem Meeting möglich
- in Präsenz Meetings lassen sich Projekte gut erarbeiten
- gut geeignet für Diskussionen mit Workshop-Charakter
- die Teilnehmer kommen von ihrem Arbeitsplatz weg auf "neutrales Gebiet"
- die Teilnehmer bekommen ggf. den Kopf frei, da sie sich nicht mit den Aufgaben an ihrem Schreibtisch beschäftigen
Nachteile / Aufwand
- erfordern einen Besprechungsraum mit entsprechender Größe für die Teilnehmerzahl
- ggf. technische Ausstattung im Raum nötig
- ggf. Wegezeit einplanen
- früher wurden ggf. Getränke oder Snacks für längere Meetings bestellt
Empfehlung
Meetings vor Ort mit Präsenzcharakter sind wichtig für den Teamzusammenhalt und die Zusammenarbeit.
Online Meetings
Vorteile
- Online Meetings sind gut geeignet für den Wissens- und Informationstransfer
- sie sind meistens kürzer und effizienter (30-60 Minuten)
- Fragen können im Chat gestellt werden ohne Zwischenrufe und Unterbrechungen
- oft kann der Moderator kann alle Teilnehmer stumm schalten, und gezielt einzelnen Personen das Wort erteilen
- es können Wortmeldungen per "Handzeichen" angezeigt werden, als Symbol oder bei sehr kleinen Gruppen mit tatsächlichem Handzeichen
- die Teilnehmer können aktiv reagieren und "Reaktionen" (bei MS Team Meetings) zeigen durch vorgegebene Symbole der Meeting-Anbieter
- durch diese Reaktionen erhält der Moderator auch Feedback, z.B. ob man ihn hört, oder wie das Thema aufgenommen wird
- ortsunabhängiger Austausch, ohne Reisezeiten und Reisekosten
- ermöglicht auch Mitarbeitern, die aktuell zuhause sind, z.B. in Elternzeit, bei wichtigen Terminen den Kontakt zur Klinik zu halten (hier vorab mit Personalabteilung oder Betriebsrat klären, wie die Anrechnung der Arbeitszeit erfolgen kann)
Nachteile des Online Meetings
- technische Probleme möglich: kein Ton, kein Bild
- dadurch Zeitverlust: Arbeiten an der Technik, statt am Inhalt und Ergebnis
- nicht jeder Mitarbeiter fühlt sich sicher im Umgang mit der Technik (und nicht jeder möchte dies zugeben)
- Zugang von externen Teilnehmern durch die Krankenhaus-Firewall bisweilen schwierig
- zu viele Videokonferenzen am Tag führen zu größeren Ermüdungszuständen
- ein Gefühl der Isolation kann sich einschleichen
- für eine gelungene Kommunikation mit Austausch sollten zwei Personen als Moderator / Verantwortliche eingesetzt werden: Ein Sprecher, und ein Moderator, der den Chat im Blick hält
Empfehlung
Die Zuschaltung per Telefon kann eine kurzfristige Lösung sein, wenn Bild und Ton Schwierigkeiten machen, oder die Firewall externe Teilnehmer nicht eintreten lässt. Der Nachteil für den externen Telnehmer ist: Er kann geteilte Präsentationen / Informationen nicht sehen. Er kann die anderen Teilnehmer nicht sehen. Er bleibt etwas „außen vor“, buchstäblich. Der Vorteil: Man konzentriert sich wieder auf das Gesagte, statt sich in der Technik zu verlieren, oder technische Gimmicks auszuprobieren.
Hybride Meetings
Ein Kompromiss, der für die Online-Beteiligten eher eine mittlere Lösung darstellt. Hybride Meetings bedeuten, ein Teil der Teilnehmer trifft sich vor Ort, ein anderer Teil - oder auch nur eine einzelne Person - wählt sich online ein. Dies erfordert zusätzliche Technik.
Für alle Beteiligten gibt es hier Herausforderungen. Der Online-Meeting-Teilnehmer bekommt Diskussionen, Fragen, Nebengespräche der anderen Teilnehmer meistens aufgrund der Akustik nicht mit. Er sieht oft nur den Moderator. Bei Einsatz von zusätzlichen Medien wie Flipchart o.ä. müsste der Moderator dies als Foto versenden, oder zusätzlich auf PowerPoint dabei haben, um den Meeting-Inhalt zu online zu teilen.
Empfehlung
Hybride Meetings sind geeignet wenn, der Teilnehmer teilnehmen soll / will, aber verhindert ist, z.B. leichte Erkrankung, weite Anreise, etc.
Fazit: Welches Meeting ist nun am besten geeignet?
Je nach Zielsetzung, Dauer und Anzahl der Teilnehmer bietet sich die eine oder andere Art des Meetings an. Monatliche oder wöchentliche Informationsveranstaltungen von ca. 60 Minuten Dauer, z.B. zu Team-News, Aktuelles u..ä. können gut per Serientermin online statt finden. Mindestens ein Mal monatlich sollte das gesamte (anwesende) Team zusammen kommen. Besser sogar wöchentlich, um den Team-Charakter und informellen Austausch zu fördern. Die Mischung macht es.
Meetings, die Spaß machen
Abwechslung hinein bringen
- Kurze Blitzlicht-Runde abfragen: Zu Beginn oder am Ende
- Meetings im Stehen durchführen: Führt zu kürzeren Redezeiten
- Meetings moderieren lassen: Man kommt schneller zum Punkt, und alle Teilnehmer können einbezogen werden (nicht nur "die üblichen Verdächtigen")
- wechselnde Moderatoren, „Zeitmanager“ oder „Team-Beobachter“
- Wechselnde Redner erhöhen die Aufmerksamkeit
- Streichholz-Feedback: Am Ende geben die Teilnehmer jeweils ein kurzes Statement ab. Es darf so lange gesprochen werden, wie das Streichholz brennt.
- Meetings wechselnder Länge: 1x pro Woche kurz (kurze Statusabfrage / kurze Info-Weitergabe), 1x pro Woche lang (längere Informationen oder Entscheidungsfindung),
- Meetings mit unterschiedlichen Schwerpunkten, beispielsweise im 2-Wochen-Turnus
- Meetings ggf. 1x pro Quartal kombinieren mit einem Nachmittags-Kaffee im Anschluß, für weiteren freundschaftlichem Austausch
- Pausen einplanen bei längeren Meetings, spätestens nach 1 Stunden, ansonsten werden die Teilnehmer unruhig: gilt für Präsenz- und Online-Meetings
Blitzlicht zu unterschiedlichen Schwerpunkten
- Kurzes Blitzlicht zu fachlichen Themen, damit jeder weiß, woran der andere arbeitet
- kurze Meldung zu kritischen Situationen, Schwierigkeiten oder Besonderheiten
- kurzes Blitzlicht zur eigenen Stimmung (ggf. auch private Besonderheiten, z.B. Geburt des Kindes, Krankheit der Eltern ...)
Alle Teilnehmer einbeziehen, auch die ruhigen Mitarbeiter sich beteiligen lassen
- zu Beginn ein kurzes Blitzlicht von allen
- am Ende eine Feedbackrunde einführen
- am Schluss des Meetings eine "To-Do"-Runde abfragen ("ich mache... / erledige...)
- reihum mit spielerischem Charakter das Blitzlich beginnen: nach Geburtstagsmonaten, oder derjenige, der am weitesten weg sitzt vom Redner...
- jeden einzelnen namentlich und konkret ansprechen („Stefan, was ist deine Meinung zu dem Thema...? Was glaubst du, wäre der Vorteil... / der Nachteil...?“)
Meetings ohne Chef / Chefin?
Ein Meeting kann auch ohne Chef / Chefin ablaufen. Beispielsweise, wenn dieser kurzfristig verhindert ist. Ein Stellvertreter kann an seiner Stelle informieren oder moderieren. Möglich ist auch, ein reines Team-Meeting durchzuführen, wenn die Mitarbeiter sich kurz austauschen wollen. Oder mit einem Auftrag der Führungskraft aufgefordert werden ("Überlegt euch mal, wie ..."), beispielsweise für die nächste Urlaubsplanung abzustimmen o.ä. Auch hier ist es wieder hilfreich, wenn der Auftrag klar ist, und die Erwartungshaltung: Soll es ein Protokoll / Ergebnis geben? Wer ist dafür verantwortlich?
Erste-Hilfe: 7 Tipps, wie Sie Zeitdiebe reduzieren in Meetings
Mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben, auch in und nach den Besprechungen. Hier erhalten Sie weitere individuelle Lösungen.
- Eine gute Vorbereitung sorgt für schnelleren Erfolg: Wollen Sie informieren, diskutieren oder Entscheidungen treffen?
- Haben Sie stets eine Agenda (zumindest im Kopf), das sorgt für Klarheit und bessere Ergebnisse.
- Führen Sie (kürzere) Besprechungen im Stehen durch, mit Ihrem Team, und auch mit Chefarzt-Kollegen: Sie dauern kürzer.
- Planen Sie bei Online-Besprechungen die Zeit „minus 5 Minuten“ ein - also bei 30 Minuten nur 25 Minuten. Bei manchen Programmen kann man diese automatisiert anzeigen lassen. So haben Sie kurz „Luft“ zwischen zwei Videokonferenzen.
- Starten Sie Ihre Meetings pünktlich. Dies ist gleichzeitig eine Wertschätzung denen gegenüber, die anwesend sind.
- Beenden Sie das Meeting pünktlich. Kündigen Sie (oder Ihr Moderator) ggf. 5-10 Minuten vorher an, dass das Meeting gleich vorbei ist. Und welche Entscheidung oder "ToDos" anstehen.
- Telefonieren Sie nicht länger, als geplant („Ich habe einen weiteren Termin, ich muss Schluss machen“).
Danke: Foto von Redd F auf Unsplash
Beitrag von Diana Runge, Gründerin docopulco & Online Coach für Chefärzt/innen